Operación Compraventa con Terminal de Punto de Venta

En la actualidad existen muchos establecimientos comerciales que desarrollan sus operaciones con la utilización de terminales computacionales, denominados "Terminales de Punto de Venta. (T.P.V.).
Pero ¿Qué es un T.P.V.? Bueno un Terminal de Punto de Venta, es un equipo computacional que debe ser utilizado por el denominado Vendedor Integral, es decir, un vendedor que debe realizar una atención completa del comprador (cliente).
Antes de revisar el equipo y herramienta con que cuenta el Vendedor Integral, veamos cuáles son los beneficios de la venta integral.
BENEFICIOS DE LA VENTA INTEGRAL:
La Venta Integral significa:
Posibilidad de Mayor Venta Complementaria.
Menores Pérdidas de Clientes por Culpa de Otros.
Desarrollo de una clientela más Leal.
Mayor Cantidad de Productos para Ofrecer.
Mejor Atención al Cliente.
Desarrollo del Potencial Personal.
Asegurar el Código de Venta para el Vendedor.
Menor Posibilidad de Venta sin Comisión.
Menor Rutina en el Proceso de Venta.
Profesionalización de la Función del Vendedor.
Ahora bien para poder obtener los mayores beneficios de la Venta Integral, se debe tener en cuenta una serie de consideraciones que se deben tener presente como son:
El Vendedor Integral debe utilizar siempre su Tarjeta de Identificación en la Sala de Ventas.
Cuando el V.I., es responsable de ofrecer un servicio, es responsable de hacer sentir importante a su Cliente.
Una Actitud Positiva asegura que los Clientes regresen.
Un Cliente Satisfecho es un logro para el Vendedor y para la Empresa.
El Vendedor Profesional es aquel que sabe superar las expectativas de los Clientes.
El Rol del Vendedor Integral es brindar un Servicio de Excelencia.
El Cliente es el único Juez de la Calidad del Servicio. Sus consejos y opiniones, son por lo tanto, fundamentales.
En el servicio no pueden existir errores. Por ello es necesario que intensifique la Autodisciplina, la Excelencia y la Calidad Personal.
La Amabilidad y la sonrisa son ingredientes claves en el Servicio.
El Vendedor Integral alcanzará el éxito en relación directamente proporcional a su dedicación y perseverancia.
Los Clientes son las personas más importantes en la actividad.
No es el Cliente quien depende del Establecimiento Comercial, son los Establecimientos Comerciales los que dependen de él.
ELEMENTOS QUE COMPONEN LOS T.P.V.
Cada Vendedor Integral es responsable de cuidar y hacer un correcto uso de los materiales, equipos y herramientas de trabajo, compuestas por los siguientes elementos:
Terminal, Lector, Cajón o Gaveta, Alicate, Doble Chequeador de Sensores y Alarmas, Bolsas, Muebles.

ESQUEMA Y DESCRIPCION DEL EQUIPO T.P.V.
Estimado alumno (alumna) has podido observar el esquema de los T.P.V., a continuación analizaremos algunos elementos importantes para el buen uso de estos equipos:

TARJETA
MAGNETICA
Al Vendedor Integral se le hace entrega de una Tarjeta Magnética, la cual posee un número único que constituye una clave secreta. Mediante esta clave se debe conectar al Terminal para que todas las transacciones de ventas se contabilicen a su código, para efectos del pago de las comisiones.
La Tarjeta Magnética es Personal e Intransferible. Ante su extravío, el vendedor deberá dar cuenta al Supervisor de Local para su reposición.

LLAVE
También al Vendedor se le hace entrega de una llave para la apertura y cierre de las gavetas donde depositará el dinero y los documentos que reciba por las ventas que realice. Esta llave es Personal e Intransferible y debe mantenerse conectada al uniforme mediante una cadena que permita una rápida y fácil operación. Ante su extravío, el vendedor deberá informar al Jefe de Salón para su reposición. El Jefe de Salón debe suministrar al vendedor un duplicado de la llave que le permitirá seguir operando en forma normal.

CAJON O GAVETA
Cada Terminal en el Punto de Venta posee hasta cuatro gavetas o cajones destinados uno para cada Vendedor. Estas son exclusivas para el depósito del dinero y documentos (Cheques, Boletas Nulas, Boletas Off-Line). Por lo tanto, no pueden permanecer en ella elementos ajenos, tales como: billeteras, carteras, etc.

COMPRA VENTA CIVIL Y MERCANTIL

Un contrato es el acuerdo verbal o escrito entre dos o más personas mediante el cual se obligan a dar, hacer o no hacer alguna cosa o prestar algún servicio.
Podemos decir que:
Los Contratos Civiles se regulan por el Código Civil.
Los Contratos mercantiles por el Código de Comercio.
Los Contratos de Compraventa, como muchas veces resulta difícil determinar su naturaleza, la tendencia actual es la unificación legislativa, pudiendo estar regulado por ambos códigos.
Así se trata la Compraventa en los Códigos Civil y de Comercio:

Compraventa Civil: El Código Civil define compraventa como un contrato por el cual una persona (vendedor), se obliga a entregar una cosa o derecho a otra (comprador), que se compromete a pagar una suma de dinero o signo que lo represente llamado precio. En esta definición, cabe destacar el hecho de que el contrato tiene plena validez legal simplemente por él consentimiento, sin necesidad de que la cosa sea entregada, y surgen obligaciones recíprocas para ambas partes.

Compraventa Mercantil: El Código de Comercio regula la Compraventa señalando: "será Mercantil la Compraventa de cosas muebles para revenderlas, bien en la forma que se compraron o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse en la reventa".

En algunas situaciones surge la duda sobre si una determinada compraventa es Civil o mercantil. Aunque en cada caso se tendrán en cuenta las circunstancias particulares, se puede afirmar que la Compraventa Mercantil se caracteriza:

Por el Destino. Es decir, la reventa de lo comprado (bien de la misma forma que los compró o adecuadamente con tal actividad).
Por el Ánimo de Lucro (obtener beneficio en la reventa). Por lo tanto la Compraventa mercantil no se hace para que el comprador satisfaga sus necesidades de consumo, sino para lucrarse con tal actividad.

Ten presente que, hay Compraventas que constituyen una excepción a lo anterior y no se consideran Mercantiles:
Las ventas realizadas por los empresarios a los particulares o consumidores.
Las ventas que los artesanos (agricultores o ganaderos), realicen de sus productos.
La reventa que haga cualquier persona no comerciante del resto de acopios que hizo para su consumo.

Así como el Código de Comercio se preocupa especialmente de la protección del Vendedor, la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios establece un conjunto de medidas de protección al consumidor.

No obstante, se ha de tener en cuenta la aplicación a los contratos celebrados fuera de los Establecimientos Mercantiles y afecta a la protección de los consumidores.

LOS ELEMENTOS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA:

Los elementos que intervienen en la Compraventa se dividen en personales y materiales:

Elementos Personales
El Comprador y el Vendedor son los elementos personales del Contrato de Compraventa, que como en cualquier contrato requiere la capacidad de las partes contratantes, para contraer obligaciones.
El Código Civil establece la edad de 18 años como inicio de la mayoría de edad y a partir de este momento pueden contratar. Con las limitaciones establecidas por la Ley, también, pueden contratar los mayores de 16 años y menores de 18 años, si han sido emancipados por quienes ejerzan la patria potestad y ellos lo han consentido. También se puede conseguir la emancipación por matrimonio
Sin embargo, a pesar de que las partes tengan capacidad para contratar, el Código Civil prohibe: la compra, aunque sea en subasta pública o judicial, por alguna persona intermedia:
El Tutor o Protutor, los Bienes de la persona o personas que estén bajo su tutela.
Los mandatarios, los Bienes de cuya administración o enajenación estuviesen encargados.
Los Albaceas, los Bienes confiadas a su cargo.
Los Empleados Públicos, los Bienes del Estado, de los Municipios de los Pueblos y de los Establecimientos, también Públicos, de cuya administración estuviesen encargados.
Los Magistrados, Jueces, Individuos del Ministerio Fiscal, Secretarios de Tribunales y Juzgados y Oficiales de Justicia: los bienes y derechos que estuviesen en el litigio ante el Tribunal, en cuya jurisdicción o territorio ejercieran sus respectivas funciones, extendiéndose esta prohibición al acto de adquirir por cesión.
Todas las prohibiciones y restricciones anteriores pretenden garantizar la objetividad de sus actuaciones y preservar los intereses de sus destinatarios.
Elementos Materiales o Reales
Los elementos reales de la compraventa son la cosa objeto de la misma y el precio que por ella se paga.

Se entiende por "Cosa" a aquellos bienes y derechos que pueden ser objeto de la Compraventa. La cosa debe reunir los siguientes requisitos:
Ha de ser posible, y estar dentro del comercio. Sin la existencia de la cosa no se concibe la Compraventa. De ahí se deriva que la ley establezca que, si al tiempo de celebrarse la venta se hubiese perdido en su totalidad la cosa objeto de la misma, el contrato quedará sin efecto; si la pérdida es parcial, será la parte compradora la que decidirá rescindir el contrato o reclamar la parte existente abonado el precio que corresponda.
Debe ser de lícita venta, ya que la ley no puede amparar una transmisión de algo que es ilícito. Por ejemplo, la droga.
Debe ser determinada o determinable. La ley establece que el objeto de todo contrato debe ser una cosa determinada en cuanto a su especie. La indeterminación en la cantidad no será obstáculo para la existencia del contrato, siempre que sea posible determinarla sin necesidad de un nuevo convenio entre los contratantes. Puede ser objeto de la Compraventa Mercantil no solo lo que tradicionalmente se considera en el Tráfico Mercantil como mercancías o mercaderías, sino también otras, como los metales preciosos, la energía eléctrica e, incluso, derechos como los de la propiedad industrial sobre marcas, patentes y otros.

El Precio debe tener las siguientes condiciones:
Tiene que consistir en dinero o un signo que lo represente. El Precio puede fijarse en dinero, cosa o parte dinero y parte cosa. La permuta es el contrato de Compraventa que establece el cambio de una cosa por otra cosa.
Ha de ser determinable es decir, el precio ha se estar determinado o ha de poderse determinar sin necesidad de un nuevo contrato, ya que si no es así se incurre en falsedad.
En principio el Precio se fija libremente por los contratantes, salvo disposición que lo regule.
Se considera nulo el Contrato de Compraventa que deje el Precio al arbitrio de una de las partes.
El Precio se puede fijar en moneda nacional o extranjera; en este último caso, se deberán observar las disposiciones relativas al régimen de divisas.

Se puede distinguir el Precio en:

Venta a Precio Firme: El Precio fijado en el momento de la firma del contrato; no varía con posterioridad, dependiendo de las condiciones pactadas para la entrega de la cosa.
Precio Variable: Se da cuando la Venta se realiza en varias entregas periódicas y sucesivas; la posibilidad de una variación en el precio en función de factores como la tendencia del mercado.
Independientemente de cómo se fije el Precio, las partes quedan obligadas a él, desde el momento en que se conviene, sin posibilidad de especular posteriormente sobre el mismo.

GUIA DE ACTIVIDADES UNIDAD DIDACTICA Nº 1, 2,3 y 4.

a) Conteste el siguiente cuestionario:
¿Cual es el organismo Interno y externo encargado de satisfacer los requerimientos de materias primas e insumos en una empresa?
Defina Brevemente los siguientes conceptos: Función de Compra, Importancia de la compra y Organización de la compra.
Señale y defina brevemente los tipos de Organización en las compras.
Defina brevemente los dos componentes de la segunda etapa en el ciclo de compras.
¿Que es el proceso de compra?
¿Qué es el proceso de venta?
Señale las etapas del proceso de venta.
Defina brevemente los documentos mercantiles pasados en la unidad anterior.
¿Que es la compra venta civil y mercantil? Similitudes y diferencias.
¿Cuáles son los elementos de los contratos de compraventa?

b) Desarrolle la siguiente Guía:

Señale las cinco etapas de un ciclo de compras a través de un esquema.

Confeccione un programa de compras.

Confeccione una ficha Histórica de materiales.

Confeccione a través de un ejemplo: una cotización de precios y cotización de materiales.

Idee un ejemplo y llene la siguiente orden de compra.

Idee y llene un esquema de Follow-Up.

PROCESO DE VENTAS

Estimado alumno y alumna tú ya conoces y dominas el Proceso de Compras, si no es así te recomendamos no continuar, vuelve a reforzar los contenidos anteriores ya que es muy importante que logres los objetivos planteados para avanzar con tus estudios en el módulo.
Te invitamos a conocer el siguiente tema que se denomina: Proceso de Venta, el cual está muy relacionado con el tema anterior.
En el Proceso de Compras, determinaremos que éste es un ciclo constante de aquellas empresas, que requieren de la obtención de bienes y servicios de otras empresas (proveedores). Producto de este ciclo nace el proceso de ventas; el cual lo podemos distribuir en las siguientes etapas:

1. Recepción y Revisión de la Orden de Compra o Nota de Pedido, emitida por el cliente.
2. Despacho de Mercaderías o Materiales Requeridos.
3. Revisión Posterior al Despacho Realizado (sí corresponde emisión de la documentación para regularizar errores).
4. Recepción de Ingresos de Valores Involucrados en la venta.

Explica ¿Qué es Venta?

Es un contrato en virtud del cual una de las partes (vendedor), se obliga a entregar una cosa de terminada a otro (comprador), obligándose este último a pagar una cantidad de dinero.

1. Recepción y Revisión de la Orden de Compra o Nota de Pedido emitida por el cliente.

Corresponde a la 1ª etapa del ciclo de venta la cual la podemos describir de la siguiente manera:

Recepción de la Orden de Compra o Nota de Pedido: Ésta consiste en la operación que realiza el Departamento de Ventas de una Empresa. Posteriormente se verifican todos los antecedentes contenidos en ella, como: Nombre del cliente, R.U.T, Domicilio, Giro, Descripción y Cantidad de los Materiales Solicitados, Valores Unitarios y Totales, Firma Autorizada del Cliente.

2. Despacho de Mercaderías o Materiales Requeridos:

Es la 2ª etapa del ciclo de Venta y corresponde a la clasificación de las mercaderías contenidas en cada uno de los ítemes de la Orden de Compra o Nota de Pedido.
Una vez clasificadas y separadas las mercaderías, corresponde la emisión de la documentación respectiva (Guía de Despacho, Facturas), para su posterior envío a las bodegas del cliente.

3. Revisión Posterior al Despacho Realizado
Es la esta 3ª etapa y en el organismo de despacho de la Empresa proveedora, se procede a revisar los despachos realizados y la documentación emitida a cada cliente.

A veces se cometen errores que por los volúmenes de ventas y tiempo de despacho, no se pueden detectar al momento, tales como: Envío de cantidades indebidas, cobro de mayor o menor precio de ciertos productos, no consideración de descuentos involucrados.
Los errores deben ser corregidos y para ello se hace necesario utilizar documentos espacialmente diseñados para éstos, como Nota de Débito y Nota de Crédito. La corrección de los errores en el Proceso de Venta, reviste gran importancia en los sistemas de control e información de la Empresa.

4. Recepción de Ingresos de Valores Involucrados en la Venta:

Esta es la 4ª y última etapa del ciclo de ventas y consiste en recibir los valores correspondientes a las facturas, por parte de los clientes.
El cliente cuando cancela una Factura de acuerdo a lo pactado, suele hacerlo en efectivo, con cheque o vales a la vista, estos valores deben ser ingresados por Caja y a la vez el Organismo de Cuentas, Cuentas de Clientes o Por Cobrar, debe registrar dicho pago, a objeto de mantener los archivos respectivos al día y con la información en forma oportuna.

DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA

Existen documentos o formularios que por su importancia o la frecuencia de su utilización deben cumplir ciertas exigencias legales necesarias en su confección.
Las operaciones comerciales siguen un proceso completo el cual empieza con la consulta y finaliza con el pago; estas operaciones en cada uno de sus etapas con llevan un movimiento de formularios o impresos.
Ahora te presentamos un esquema que resume las relaciones comerciales entre un comprador y un vendedor.

PROCESO DE COMPRAS

Como tú bien sabes las Empresas no son autosuficientes, éstas dependen de terceros o elementos externos. Para abastecer sus operaciones y actividades, las Empresas necesitan materias prima, materiales, máquinas, equipos, servicios, y un sin número de insumos que provienen del ambiente exterior.
Como conclusión de lo anterior, puedes observar que para que las Empresas inicien sus operaciones, es necesario que los materiales e insumos se encuentren disponibles y su abastecimiento garantizado.
Contesta en forma breve según tus conocimientos y en la empresa, ¿cuál es el organismo encargado de satisfacer los requerimientos de materias prima e insumos?.
¡Si no sabes!, No te preocupes, la respuesta a esta pregunta investígala con tus compañeros en la biblioteca, y si puedes visita una empresa de tu localidad.

Concepto de Compra

La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición.
Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen características propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a continuación:

a) Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.
b) Importancias de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración en la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayores economías y ganancias para la Empresa.
c) Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades también van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica. Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas.

1. Organización Centralizada:
Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, sección o encargado de compras.

Las ventajas de este sistema son:
Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades.
Calidad uniforme de los materiales adquiridos.
Mayor especialización de los compradores.
Organización de los procedimientos de compras.

Las desventajas de este sistema son:
Poca flexibilidad.
No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la empresa se encuentran geográficamente dispersos.

2. Organización Descentralizada:
Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades específicas y locales.

Las ventajas de este sistema son:
Mayor conocimiento de los proveedores locales.
Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la Empresa.
Agilidad en las compras.

Entre las desventajas más importantes se destacan:
Permite un menor volumen de compra.
No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.
Falta de esquematización en los procedimientos de compra.
Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
Ausencia de compradores especializados.


El Ciclo de Compras

Como te habrás dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fácil de realizar ya que se debe tener una organización adecuada y acorde a las necesidades propias de ellas.

Podemos concluir según el estudio anterior que la tarea de compras es básicamente una serie de operaciones que se repiten; porque involucra un ciclo de etapas que necesariamente se deben cumplir a su debido tiempo y una tras otra respectivamente, porque el ciclo de compras se pone en funcionamiento cada vez que se tenga la necesidad de adquirir un determinado material.

A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
Análisis de la Solicitud de Compras.
Investigación y Selección de Proveedores.
Negociación con el Proveedor (seleccionado).
Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
Control de la Recepción del Material Comprado.

Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:

1. Análisis de la Solicitud de Compra

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requerida un determinado producto.
El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentesdel material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros.
Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Nombre del proveedor, cantidad comprada y precio de venta.
En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material.

Los siguientes esquemas te muestran ejemplos de programación de materiales para compra y ficha de historia de cada material.

2. Investigación y Selección de Proveedores:

Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigación y La Selección de los Proveedores.

La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.

Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden.
Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigación y selección de proveedores ya que además de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como lista telefónica, revistas técnicas, catálogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer información sobre los posibles proveedores.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectuó ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.

La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cuál es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.

Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia más importante en la selección de los proveedores.
La investigación de los proveedores básicamente es una estadística del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de selección y elección de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparación entre los posibles proveedores.
De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una comparación de los diversos proveedores calificados, mientras que la selección es una decisión sobre cuál será el escogido para proveer el material requerido.
El esquema que observarás corresponde a la comparación de precios y cotizaciones de materiales.

3. Negociación con el Proveedor:
Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor.
La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.
¿Qué es la Negociación?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un término medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien.
Te presentamos un esquema de una orden de compra.

4. Acompañamiento del Pedido (Follow-Up):

Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados.
Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aquí la denominación Follow-Up, término en ingles que significa seguir, acompañar, fechar.
La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y éxitos, sorpresas desagradables; a través de él, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.


5. Control de la Recepción del Material Comprado:

Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material.
Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacén, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorería o Cuentas por Pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.
El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de producción que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.
Preciso conocer:
EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
Los Flujogramas a los cuales también se les llama diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas, son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos.Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.La selección de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las gráficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del flujograma.

GUIA DE ACTIVIDADES UNIDAD DIDACTICA Nº 1 y 2.

Completar el siguiente flujograma del ciclo de compras:

FLUJOGRAMA

1. ___________________________________________
¿Cuáles son los materiales, los plazos y cantidades?
2. ________________________________________
¿Cuáles son los proveedores, los precios y condiciones?

3. ___________________________________________
¿Cuáles son los precios, condiciones, calidad, plazos?
Emisión de pedido.

4. _____________________________________________
¿Cómo está procesando el pedido?

5. ______________________________________________
¿El material recibido está de acuerdo al pedido?

Presenta según tu criterio los siguientes esquemas con ejemplos:

a. Programación de compra de materiales.

b. Ficha de historia de materiales.

Comparación de precios y cotización de materiales.

CONTENIDO DEL MÓDULO

• PROCESOS MERCANTILES
  Proceso de Compras.
  Proceso de Ventas.
• OPERACIONES MERCANTILES
  Operaciones entre Deudores y Acreedores y sus respectivas cuentas.
  Operaciones Bancarias.
• IMPUESTOS A LAS VENTAS Y SERVICIOS
  Declaración, Pago, Multas y Sanciones.
• DOCUMENTACIÓN MERCANTIL
  Elaboración y manejo de documentación y trámites bancarios.
  Conocimiento y manejo del lenguaje del proceso de intercambio de productos.
• APLICACIONES INFORMÁTICAS
  Aplicaciones de gestión de compras y facturación.

INTRODUCCIÓN DEL MÓDULO

Este módulo está asociado a las áreas de competencia " Realizar la gestión administrativa de compra y venta de productos y/o servicios" y " Realizar las gestiones financieras y efectuar los registros contables". Se requieren 240 horas para ser implementado. En su desarrollo se plantea el uso de la tecnología computacional empleada en los procesos actuales, así como el desarrollo de habilidades, destrezas y aptitudes para responder en forma eficiente al desarrollo económico de los últimos años. El módulo pretende, también, desarrollar las competencias necesarias para que los alumnos y alumnas puedan responder a situaciones que se realizan en distintos sectores de la económia.

SECRETARIADO

Campo laboral: Los procesos de apoyos técnico a la gestión de ejecutivos, directivos y otros funcionarios en las organizaciones e instituciones.

Equipos, instrumentos y herramientas: Máquinas de oficina, computadores personales, máquinas electrónicas, teléfonos, citófonos, telex y fax.

Productos resultantes: Gestión de oficina o empresa con apoyo técnico, administrativo, documental y logístico.